利用施設、利用日の検討

催す催事の日時の候補、参加人数を想定されたら、施設の営業日、仕様、空き状況等をお確かめの上、利用をご検討ください。施設の利用についての情報は、利用案内、Web等でご確認いただくか、窓口にお問い合わせください。

営業時間と休日について

予約申請期間

各貸出施設には予約申請期間が定められています。

ウエルネス交流プラザ

※1　プラザんプランは舞台のみの利用となり照明も限定され、貸出備品はピアノ、折りたたみ椅子、電源、譜面台のみとなります。
※2　ホールあるいはギャラリーの利用に伴う場合(同日利用に限る)はホールあるいはギャラリーの予約期間に準じます。
※3　ホールの利用が入っている場合は単独利用はできません。

未来創造ステーション

※1　多目的室とセミナー③を同時に借りる場合にのみ6ヶ月前から予約が可能です。

まちなか交流センター

※1　まちなか広場の利用を伴う場合(同日利用に限る)は、まちなか広場の予約期間に準じます。

まちなか広場

予約申請期間早見表

※クリックで別ウィンドウで開きます。

利用検討時に有用な情報

各施設の概要・仕様(下記リンク先をご覧ください)

　・ウエルネス交流プラザ
　・未来創造ステーション
　・まちなか交流センター
　・まちなか広場

施設の空き状況

　・各有料スペースの空き状況はコチラでご確認いただけます。
　・開館時間中はお電話でも承っております。

施設利用料金

　・各有料スペースの料金についてコチラでご確認いただけます。
　・開館時間中はお電話でも承っております。
 下記に該当される方は、利用料金の減額・免除が受けられます。
①市と共催で行う事業のために利用するとき
②学校教育法(昭和22年法律第26号)に基づく都城市内の学校(小学校、中学校、高等学校、大学、高等専門学校、盲学校、聾学校、養護学校及び幼稚園)が、教育または保育目的のため利用するとき
③児童福祉法(昭和22年法律第164号)に基づく市内の保育所、児童厚生施設、児童養護施設、知的障害児施設、知的障害児通園施設、盲ろうあ児施設、肢体不自由児施設、重症心身障碍児施設、情緒障害児短期治療施設、児童自立支援施設及び児童家庭支援センターが、教育または保育目的のために利用するとき
④その他特別の理由があると認められるとき

減額・免除の詳細はコチラ

利用検討時に留意いただきたい項目

予約について

・貸出施設を利用する場合、あらかじめ予約が必要です。
・予約受付は所定の様式による申請が原則となっています。
　電話での予約、仮押さえ等には対応しておりません。
・施設利用料金は前納制で、入金後、利用を許可します。
・申請後の予約の変更・取消はキャンセル料金が発生しますのでご注意ください。

利用について

・予約時間は会場準備や撤収の時間を含むものとします。
　時間内に現状復帰できるよう利用時間には余裕をもってご予約ください。

申請の流れ

①施設の空き状況の確認

申請前に窓口への問い合わせ、Webページで確認

②利用予約の申請

利用許可申請書を提出(Web予約の電子データ含む)

③利用料金の支払い

請求書発行後、納付期限に施設利用料金の支払い
(現金あるいは振込／振込手数料は申請者負担)

各施設使用料金はコチラ

④利用許可書の交付

入金確認後、利用許可書が交付され、予約完了

申請書提出の方法

予約受付方法について

書面での申請が原則となっております。
電話での予約や仮押さえ等には対応しておりません。
申請書の記入方法について不明な点は、係員にお尋ねください。

【記入項目例】
・行事の名称
・同行事の内容
・申請にきた人の氏名、電話番号
・利用する団体の代表者氏名、住所、電話番号
・利用したい時間
・行事の開始及び終了時間
・行事名及びその内容の公開の可否

窓口での申請書提出

・予約可能期間内の施設の利用については、申請内容の内容確認順に受け付けます。
・予約開始日については別項を参照ください。

FAXでの申請

・利用許可申請書をご希望の場合、利用許可申請書を窓口よりFAXで送信、または、郵送します。また、こちらよりダウンロードすることもできます。
・お客様より申請書の送信があった時点で、当方より電話確認します。申請内容の確認後、予約として処理します。

Webでの申請(一部施設は不対応)

・Webにて所定の手順で申請されると、自動返信で受付メール、申請内容の確認後、予約確定メールが届きます。
・料金支払い、利用当日来館される際は、予約確定メール画面、または印刷したものを窓口でご提示ください。
・システムメンテナンスによりご利用できない場合もあります。
・Web予約は利用日前日の19時まで受け付けます。

各申請方法に対する受付時間

※ウエルネス交流プラザの休館日は毎週火曜日の他、年末年始：12月28日～1月4日となります。
また、1・4・7・10月の第2水曜日がメンテナンス休館日となります。
※ウエルネス交流プラザが休館日の場合は、未来創造ステーションもしくは、まちなか交流センターにて申請が可能です。

利用許可に関する注意事項

・施設利用料金は前納制で、利用許可は入金後となります。
・申請後の変更や取消は、必ずキャンセル料が発生しますのでご注意ください。
・利用許可された施設等を利用許可以外の目的に利用すること、もしくは、利用の権利を他人に譲渡、転貸することはできません。
・利用目的等に疑義があり、利用の許可を即断できない場合は、利用許可書の交付を行わないことがあります。この場合、申請書をお預かりし、審査した後、後日ご連絡します。

予約開始日に新たに予約可能になる期間の申請の手続き

各貸出施設の利用に関し予約期間を設け、申請を受け付けています。各施設ごとに毎月、営業日初日に新たに予約が可能となる期間は下表の通りです。
予約開始日には、利用希望が重なることがあります。利用者の利便性と利用の平等性を確保するため、下記の通り、利用申請と受付の方法を定めています。

手続きの流れ

・予約開始日(毎月、営業日初日)の１ヶ月間前から予約開始日当日の午前10時までを新たに申請が可能になる期間の利用希望を受付する期間として設けています。
・利用を希望される方は、この期間に利用許可申請書を窓口、FAX、郵送にて提出ください。(郵送は予約開始日前日必着)
・お預かりした利用希望の状況は、利用を希望される方の日程調整のため各貸出施設ごとにWebページにて公開します。
・予約開始日(毎月、営業日初日)の午前10時の時点で、申請書をお預かりしている利用希望を正式な申請とし、利用予約の確定を行います。
・利用希望が重なった場合、システムによる抽選を行います。
・予約の可否については予約確定後、お電話もしくは窓口にてお知らせします。

各貸出施設の予約開始日に新たに予約可能になる期間

※１　ウエルネス交流プラザのリハーサル室の単独利用を除く

下図の予約抽選受付期間早見表より利用検討中の日程がいつから申請可能になるのかご確認ください。

予約開始日に予約確定の対象となる利用希望の提出期限

打ち合わせの実施

茶霧茶霧ギャラリー、ムジカホール、まちなか広場での催し物は、利用日の前月までに利用内容について係員と打ち合わせを行っていただきます。催し物のスケジュールや会場のレイアウトなどをご持参ください。また、打ち合わせ時に利用当日の利用責任者を届けてください。

関係機関への届け出

催し物の内容によっては、次の各行政機関への届け出が必要です。

火気などの使用

都城市消防局予防課(都城市菖蒲原町19-7)
TEL　0986-22-8884

食品の販売や取扱について

都城保健所(都城市上川東3-14-3)
TEL　0986-23-4504

案内文書・チラシ・ポスターへの記載

・主催者名、その連絡先は、問い合わせ先を明確にするために、大きくはっきりと記載してください。
・各会場、会場住所などは正確に記載してください。
　（地図等を記載したい場合はコチラをごらんください)
※各施設連絡先を問い合わせ先として記載することはご遠慮ください。

広告類の掲示、配布等を行う場合

事前に申請が必要です。

利用の変更・取消し

催し物のスケジュールの変更や中止などで利用の許可を受けている予約が変更・取消しになる場合は、判明したその時点でご連絡ください。

利用の変更の場合は、利用許可変更申請書を提出いただき、利用変更許可書を交付いたします。
利用の取消しの場合は、利用取消届を提出いただき、利用許可取消通知書を交付いたします。

施設利用料金が未納の予約を変更・取消する場合は、施設料金の一部をお支払いいただきます。
詳しくはその他の項目をご覧ください。

施設利用の管理

利用当日は、施設の利用の下記のルールに従い、ご利用ください。ご不明な点がありましたら、係員にお問い合わせください。
・利用責任者は利用当日に利用当日に利用許可証を必ず、インフォメーションにご提示ください。
・館内では必ず指示に従ってください。
・利用許可を受けた有料施設及び設備以外の占有はご遠慮ください。
・入場の整理、案内、避難誘導、受付に必要な人数は、施設利用者で手配してください。
・各利用施設は利用者の責任において出入りの管理をしてください。
・利用施設を空ける場合は、係員に連絡してください。
・設備、備品などを施設外に持ち出すことはご遠慮ください。
・物品の展示・販売や、広告類の提示・配布などを行う場合は事前申請が必要です。
・所定の場所以外での飲食・喫煙はご遠慮ください(施設内での喫煙はできません)。
・非常口、通路、消化設備の付近にものを置かないでください。
・施設内及び、駐車場内でのトラブル、事故などに関して施設管理者は一切責任を負いません。
・利用の際に出たゴミは利用者で処理してください。

利用責任者

茶霧茶霧ギャラリー、ムジカホール、まちなか広場の利用者は、打合せ時に利用責任者名を届け出てください。利用責任者は利用当日に利用許可を必ず、インフォメーションにご提示ください。

入場定員の厳守

定員を超える入場は消防法により禁止されています。特に自由席を設定している場合や入場自由の催し物などについては、入場者数を確認し、定員を超える入場がないようご注意ください。

非常の場合

非常事態が発生している場合は、観客・関係者の誘導など、必ず係員の指示に従ってください。
・ご利用前に非常口、避難方法等を必ず確認してください。
・催事等主催のお客様は、来場客の誘導にご協力ください。
・状況によって催事の中止をお願いする場合があります。あらかじめご了承ください。

ご利用終了後

原状復帰

施設の利用後は、利用した備品などを元の場所に戻し、整理整頓、掃除をして、利用する前の状態にしてください。後始末は、必ず利用時間内に終わらせるようにしてください。

利用報告

施設の利用が終わったときは、直ちに係員に報告し確認を受けてください。

設備・備品の精算

催事終了後、設備・備品の利用料金の精算を施設のインフォメーションにてお済ませください。

汚損の報告

施設・設備・備品等を汚したり、傷つけたりした場合は、直ちに係員に連絡し、汚損届を提出してください。状況により修繕または弁償していただく場合があります。

利用料金の減免

次の各号に該当する場合のみ、利用料金の減額または免除を受けることができます。

⑴市が公用で利用するとき

施設利用料金を免除、設備、備品の利用料金を免除します。

⑵市と共催で行う事業の為に利用するとき

施設利用料金を免除、その他の設備・備品等の利用料金は全額徴収します。

⑶学校教育法(第22年法律第26号)に基づく都城市内の学校（小学校、中学校、高等学校、大学、高等専門学校、盲学校、聾学校、養護学校及び幼稚園）が、教育又は保育目的のために利用するとき

施設利用料金を2分の1に減額、その他の設備・備品等の利用料金等は全額徴収します。

⑷児童福祉法(昭和22年法律第164号)第七条に基づく市内の児童福祉施設および、これらに準じる施設が、教育又は保育目的のために利用するとき

施設利用料金を2分の1に減額、その他の設備・備品等の利用料金等は全額徴収します。

⑸その他特別の理由があると認めたとき

市長の承認を得て、利用料金を減額又は免除することができます。
※ただし、利用料金減額（免除）申請書の提出が必要です。
　上記申請書には、学校印、団体印等の押印が必要です。

利用許可の取消し、利用の中止、制限について

当該施設条例に基づき、以下の各項目のいずれかに該当する場合、施設等の利用の許可を取消し、又は施設等の利用を中止、もしくは制限する事があります。

⑴利用者が、許可を受けた利用の目的に違反し、またはそのおそれがあるとき。

⑵利用者が、条例または条例に基づく規則、もしくは指定管理者の指示した事項に違反したとき。

⑶利用者が、虚偽その他不正の手段により利用の許可を受けたとき。

⑷天災地変、その他のやむを得ない理由により施設等の利用ができなくなったとき。（利用料金は全額還付）

⑸公益上必要があると認められるとき。

⑹前各号に掲げる場合のほか、各施設の管理上特に必要と認められるとき。

利用料金の還付・キャンセル料金

予約を変更・取消しされる場合は、定められた期間内に定められた手続きをされた場合に限り、施設利用料金の一部をお返しします。利用許可書を持って、窓口までお越しください。

⑴申請後の取消しは必ずキャンセル料金が発生します。ご注意ください。

⑵申請後、納付期限までに入金がない場合は、予約が取消されます。
　※予約取消になった場合も、キャンセル料金は発生いたします。

⑶口座振込の場合は、振込手数料は申請者負担となります。

⑷還付及びキャンセル料については下記の表をご確認ください。

※天災地変、その他やむを得ない理由により施設などの利用ができない場合は上記の限りではありません。(利用料金は全額還付)